Los sistemas de megafonía incorporan funciones imprescindibles como la emisión de avisos o la distribución de música, pero añaden otras muchas según las necesidades de la instalación y las prestaciones del equipo elegido.
Una de las características propia de los sistemas de megafonía es la prioridad de palabra, función que realizan los preamplificadores y que atenúa o inhibe la señal de música cuando se emite un aviso, en directo o pregrabado. Otra función asociada es la de seguridad de avisos, que evita que los atenuadores corten o reduzcan el volumen de los avisos.
La definición de grupos de altavoces permite dirigir los avisos a las zonas adecuadas. Implica el uso de pupitres microfónicos de zonas y selectores o amplificadores independientes.
Como fuentes de sonido se utilizan los micrófonos o pupitres microfónicos, las fuentes musicales, los mensajes pregrabados en dispositivos específicos o en un ordenador, o los teléfonos mediante un acceso de telefonía.
También puede definirse la ubicación del control y potencia, en muchas ocasiones centralizada y con los equipos dispuestos en un armario (rack), pero también distribuida en casos como redes de estaciones de ferrocarril. En este caso podemos hablar de fuentes de sonido locales, de control por ordenador, de transmisión de audio por red con TCP/IP...
Por último, el sistema de megafonía se comunica con equipos externos, como sondas de ruido, y con sistemas externos, como los de seguridad contra incendios que envía órdenes para activar mensajes de evacuación.
